Crescere è l’obiettivo di ogni azienda. Ma per chi lavora a progetto, ogni nuova persona e ogni nuovo cliente aggiungono un livello di complessità in più. A un certo punto, quello che fino a ieri funzionava perfettamente rischia di non essere più sufficiente.

Lo sa bene Tommaso Vicarelli, Founder di Weedea, realtà con sede a Perugia che unisce due anime complementari: da un lato una software house specializzata nell'ingegnerizzazione dei processi e nello sviluppo di soluzioni digitali (principalmente in ambito sanitario e per la PA); dall'altro Digitonic, l'agenzia di comunicazione del gruppo focalizzata su partnership a lungo termine con clienti di fascia medio-alta.

Un team multidisciplinare di 14 professionisti in cui ingegneri informatici, UX designer ed esperti di marketing lavorano fianco a fianco. Fu proprio quando il team passò da 7 a 14 persone che divenne evidente la necessità di ripensare la gestione operativa.

‍

Quando Excel non basta più

Come molte aziende che si occupano di consulenza e sviluppo, anche Weedea aveva già adottato strumenti specifici per la parte produttiva. Il team di sviluppo utilizzava (e utilizza tuttora) Jira per monitorare i dettagli delle attività tecniche. Tutta la parte di portfolio management, pianificazione economica e controllo delle commesse, invece, era gestita in una galassia di file Excel.

Finché il team era piccolo, il controllo personale da parte dei fondatori compensava la mancanza di automazione. Ma con il raddoppio delle persone, quel sistema ha iniziato mostrare tutti i suoi limiti.

"Excel aveva raggiunto il suo limite", racconta Tommaso. "Era più il tempo che serviva per aggiornarlo che il beneficio che riusciva a darci. Ogni informazione era disponibile, ma era distribuita tra file diversi, il che causava inevitabilmente duplicazioni e rischi di errore”.

Il problema non era tanto il tempo impiegato per aggiornare le righe di quei file, quanto piuttosto la difficoltà di avere una visione condivisa dell'azienda.

"Ci serviva uno strumento che mettesse insieme i diversi livelli aziendali. Chi produce ha bisogno di una visione, il middle management di un'altra e la direzione di un'altra ancora. Man mano che l'azienda cresceva, serviva un unico strumento che facesse da raccordo”.

La ricerca di un ecosistema integrato

Weedea ha valutato diverse alternative presenti sul mercato. Alcune piattaforme erano focalizzate esclusivamente sulla pianificazione economica, altre sul project management puro e altre ancora sul CRM. Nessuna, però, riusciva a mettere davvero in relazione tutte queste aree.

La scelta è ricaduta su wethod proprio perché è uno strumento integrato nato appositamente per le agenzie. Una piattaforma che permette di far dialogare risorse, progetti e dati economico-finanziari senza sostituire Jira, ma integrandolo naturalmente nel flusso di lavoro aziendale.

L'introduzione è avvenuta per gradi, senza interrompere l'operatività: prima è stata effettuata una sperimentazione con alcuni progetti pilota, poi l'estensione progressiva a tutta l'organizzazione. Nel giro di tre mesi, grazie anche al supporto del team di Customer Success di wethod per la configurazione iniziale, l'agenzia è diventata operativa al 100%.

‍

Oltre l'efficienza: abilitare il controllo di gestione

Da ingegnere, Tommaso evita volutamente le percentuali generiche. Per lui, l'impatto di wethod non si misura in qualche punto di efficienza in più, ma in qualcosa di molto più profondo.

"Per me non si è trattato di un incremento del 10 o del 20%. È stato poter fare cose che prima non riuscivo più a fare. Quando eravamo in cinque, se succedeva qualcosa, potevamo compensare personalmente. Oggi, con un team più grande, non è più possibile. Serve il controllo della gestione aziendale”.

Oggi wethod restituisce a Weedea tre vantaggi strategici:

1. Visione predittiva della cassa: la direzione ha una chiara proiezione del fatturato annuo e sa esattamente dove intervenire per correggere la rotta;
2. Identificazione dei progetti critici: viste come il Production Plan e il Project Status permettono di capire all'istante quali progetti sono redditizi e quali no, isolando subito le criticità;
3. Preventivazione strategica: grazie al CRM di wethod, Weedea ha trovato il punto d'incontro ideale tra sviluppo e vendite. La parte tecnica stabilisce il numero di giornate necessarie per completare il lavoro, mentre la parte commerciale fissa il prezzo finale di vendita. Questo allineamento evita il rischio di sbagliare le stime iniziali e di vendere i progetti sottocosto.

‍

L'effetto "wow" dei report automatici

L'impatto più immediato per la direzione ha riguardato la reportistica economico-finanziaria. Prima di wethod, ottenere una fotografia aggiornata dell'azienda significava raccogliere dati da fonti diverse ed elaborarli manualmente ogni volta. Oggi, invece, i report si generano automaticamente, grazie ai semplici timesheet compilati dal team a fine settimana.

“L'effetto wow è stato ritrovarmi già pronte quelle visualizzazioni che prima richiedevano tantissimo tempo per essere costruite. La sezione Profit & Loss è diventata uno strumento essenziale. Il tempo che dedico a wethod è minimo rispetto al valore che mi restituisce".

Se domani wethod sparisse, la crisi più grande per Weedea non sarebbe la perdita di una singola funzionalità, ma della sua "torre di controllo", ovvero l'unico punto di verità che permette a tutti i reparti di lavorare sugli stessi numeri, ma con prospettive differenti.

Oggi, wethod è il punto di raccordo tra le persone, i dati e i processi di Weedea. Il consiglio di Tommaso per gli altri founder è molto pratico:

“Lo consiglierei a tutte le aziende che lavorano a progetto e stanno crescendo. Arriva un momento in cui non è più possibile gestire i dati e prevedere il futuro aziendale manualmente. È proprio in quel momento che serve introdurre uno strumento come wethod, che ti permette davvero di fare la differenza”.

‍

Vuoi capire se anche la tua agenzia è pronta a superare i limiti di Excel? Richiedi una demo gratuita e scopri come wethod può aiutarti a gestire progetti, persone e marginalità in un'unica piattaforma.

‍