Per molte agenzie, la crescita porta con sé una sfida invisibile: i dati iniziano a frammentarsi. I progetti aumentano, i team si moltiplicano e le attività si disperdono su strumenti diversi. Diventa quindi difficile capire quanto tempo viene effettivamente dedicato ai clienti e dove si creano inefficienze operative.

È la situazione che stava vivendo Evolution People, boutique performance agency milanese specializzata in advertising, SEO e social media management. Con un team di circa 30 persone e un approccio altamente consulenziale, l'agenzia sentiva l'esigenza di evolvere, riducendo i processi manuali e aumentando la visibilità sulla redditività effettiva delle commesse.

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Mettere a fuoco i dati per guidare la crescita

Evolution People adotta un modello di business molto diverso da quello delle agenzie orientate ai volumi: l’obiettivo non è gestire il maggior numero possibile di clienti, ma costruire partnership di lungo periodo con aziende seguite da team senior e verticali. Una scelta che, nel corso degli anni, ha portato a un tasso di retention molto alto e alla gestione di clienti di alto profilo. Tuttavia, questo approccio richiede una gestione estremamente accurata delle risorse.

Quando Federico Cima entra in azienda nel 2024 per guidare la business unit SEO & Analytics, si rende subito conto che manca un elemento fondamentale: una visione strutturata dei dati operativi.

La consuntivazione delle ore veniva gestita tramite un software principalmente dedicato alla contabilità, mentre la marginalità, le allocazioni e il controllo delle commesse erano distribuiti tra file manuali e processi poco uniformi.

“Non esisteva un vero sistema per tracciare in modo puntuale effort, marginalità e andamento dei progetti. E senza quel tipo di dato diventa difficile prendere decisioni operative davvero consapevoli”, racconta Federico Cima, Director of SEO and Analytics di Evolution People.

Da qui nasce l’esigenza di introdurre una piattaforma in grado di centralizzare processi, dati e pianificazione senza aggiungere ulteriore complessità al lavoro quotidiano del team.

‍Un’implementazione rapida e su misura

Federico conosceva già wethod da una precedente esperienza professionale, in cui aveva partecipato direttamente all’implementazione della piattaforma. Questa volta, però, il contesto era diverso: Evolution People partiva quasi da zero per quanto riguarda il controllo di gestione operativo.

Il progetto è stato quindi costruito attorno alle esigenze concrete dell’agenzia:

• gestione dei timesheet
• monitoraggio della marginalità
• allocazione delle risorse
• budgeting dei progetti
• gestione di ferie e permessi
• reportistica per business unit

Uno degli aspetti più apprezzati è stata la rapidità con cui l’adozione interna è avvenuta.

“In circa due mesi eravamo già operativi. Rispetto ad altri ERP che avevo visto in passato, la differenza è stata enorme: qui siamo riusciti a configurare workflow, rate card e processi senza dover affrontare mesi e mesi di implementazione.”

Per favorire l’adozione, Federico ha affiancato il team nelle prime settimane con guide personalizzate e brevi video tutorial costruiti sui flussi reali dell’agenzia. Una scelta che ha contribuito a rendere il cambiamento molto più naturale.

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La semplicità che genera dati di qualità

Uno dei problemi più comuni nelle agenzie riguarda la compilazione dei timesheet: se il processo è lento o macchinoso, le persone tendono a rimandare. E quando le ore vengono inserite giorni (o addirittura settimane) dopo, il dato perde affidabilità. Per Evolution People, quindi, era fondamentale semplificare questa attività.

“Il punto non è solo far compilare il timesheet, ma fare in modo che venga compilato correttamente. Se il processo genera attrito, la qualità del dato inevitabilmente peggiora”, spiega Federico Cima, Director of SEO and Analytics di Evolution People.

Grazie a wethod, la compilazione quotidiana è diventata molto più immediata e questo ha avuto un impatto diretto sulla qualità della reportistica. Oggi, il timesheet viene utilizzato quotidianamente da tutto il team e i director e i responsabili delle business unit possono monitorare rapidamente:

• l’effort sulle commesse
• la saturazione delle risorse
• l’andamento dei progetti
• gli scostamenti rispetto al forecast
• la marginalità per cliente e business unit

Per Federico, la reportistica sui timesheet è diventata uno degli strumenti di controllo più importanti nel lavoro di tutti i giorni.

‍Verso una cultura data-driven

L’introduzione di wethod ha cambiato non solo i processi, ma anche il modo in cui l’agenzia valuta le proprie performance. Oggi Evolution People organizza meeting trimestrali tra il management e i responsabili delle diverse business unit, durante i quali vengono condivisi dati relativi alla marginalità, alle performance delle commesse e all'andamento operativo dei team. Prima dell’implementazione, una visione di questo tipo semplicemente non esisteva.

“Con pochi clic riesco a capire subito se un progetto sta richiedendo più effort del previsto. Poi, ovviamente, serve sempre un’analisi qualitativa, ma avere immediatamente il dato che ti segnala un’anomalia cambia completamente il modo di gestire il lavoro.”

La piattaforma è diventata progressivamente parte del linguaggio interno dell’agenzia. Richieste, budget, allocazioni e aggiornamenti operativi passano ormai quotidianamente da wethod, che oggi rappresenta il punto centrale della gestione progettuale.

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Pricing e preventivazione: addio all'incertezza dei file Excel

Uno dei cambiamenti più evidenti riguarda la fase commerciale e di preventivazione. In precedenza, la creazione dei budget avveniva principalmente tramite file Excel gestiti manualmente. Un processo che richiedeva molto tempo, necessitava di una manutenzione continua e lasciava ampio margine di errore.

Con wethod, Evolution People ha invece costruito template standardizzati con rate card, ruoli e logiche di marginalità già integrati. Questo ha permesso al team di velocizzare la preparazione delle offerte e, soprattutto, di acquisire maggiore consapevolezza economica già in fase di pricing.

“Abbiamo praticamente dimezzato il tempo necessario per costruire un budget. Ma soprattutto oggi abbiamo una visione molto più chiara di gross margin, contribution margin ed effort richiesto dai progetti”, racconta Federico Cima, Director of SEO and Analytics di Evolution People.

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Un unico ecosistema, dal CRM alla gestione operativa

Nel tempo, l’utilizzo di wethod si è esteso: dal monitoraggio delle opportunità sales alla gestione dei carichi di lavoro, wethod contribuisce oggi al coordinamento di diverse aree dell'agenzia.

Particolarmente utile anche la possibilità di configurare ruoli e permessi differenti in base alle responsabilità di ciascuna persona e team. Questo ha consentito all’agenzia di mantenere processi semplici per gli operativi, garantendo al contempo una visione più completa per management e director.

“È un sistema molto efficace perché va dritto al punto. Ti permette di avere controllo su marginalità, planning e processi senza aggiungere complessità inutile”, conclude Federico Cima, Director of SEO and Analytics di Evolution People.

Oggi, Evolution People ha una visione più chiara dell’andamento dei progetti, una gestione più strutturata delle risorse e processi decisionali molto più rapidi rispetto al passato. E soprattutto, ha trasformato dati e marginalità da informazioni difficili da ricostruire a strumenti concreti per guidare la crescita dell’agenzia.

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