Cosa succede quando un’agenzia multidisciplinare in forte crescita si scontra con il limite dei "fogli Excel empirici"? La risposta arriva da SCAI Comunicazione, realtà creativa con sedi a Roma e Potenza che gestisce progetti di comunicazione integrata a 360°: dalla strategia alla produzione, dai grandi eventi alle campagne media.

Per governare un ecosistema così vasto senza perdere il controllo sui margini, SCAI ha scelto wethod. Abbiamo intervistato Francesco Russo, Account e Project Manager, per farci raccontare come la trasformazione digitale abbia trasformato la gestione del tempo in un asset strategico per tutta l'agenzia.

La sfida: quando la complessità si "concentra"

SCAI Comunicazione è un ecosistema multidisciplinare dove convivono anime diverse: strategia, creatività, social media, performance, produzione video ed eventi. Questa capacità di seguire i progetti end-to-end è il vero vantaggio competitivo dell'agenzia, ma porta con sé una sfida strutturale: quando tutto viene gestito internamente, la complessità non svanisce, si concentra.

Prima di adottare wethod, il controllo di questa macchina complessa era affidato a una galassia di fogli Excel e strumenti frammentati. Un approccio che Francesco Russo definisce senza giri di parole “molto empirico”.

“C’era un grande sforzo manuale, ma la visibilità era limitata. Il vero problema era il timing: per capire se un progetto era in salute serviva tempo. Le somme si tiravano sempre alla fine… e a volte trovavamo delle brutte sorprese.”

In un settore come quello della comunicazione e degli eventi, dove le timeline sono compresse e gli imprevisti sono una certezza, lavorare "a sensazione" o con dati postumi non era più sostenibile. Con l’aumento del team e l’interdipendenza dei task tra i vari reparti, SCAI ha capito che per continuare a crescere serviva un cambio di paradigma: passare dalla reazione alla gestione proattiva.

La soluzione: mettere in pratica le best practice

L’adozione di wethod arriva dunque in un momento preciso della storia di SCAI: quando la crescita ha smesso di essere solo un’opportunità e ha iniziato a richiedere una struttura solida. Non si trattava solo di “organizzare meglio” i task, ma di evolvere il modello operativo.

SCAI ha scelto wethod per la sua natura di ecosistema integrato. In un’unica piattaforma, l'agenzia ha trovato la risposta a tre esigenze critiche: pianificazione del team e gestione dei carichi di lavoro (People Allocation), monitoraggio dei costi e controllo della marginalità.

“Avevamo bisogno di uno strumento che ci aiutasse a mettere in pratica le best practice di gestione, non solo a conoscerle. wethod è come un collega puntiglioso che ti aiuta a essere più preciso: tiene insieme i pezzi e ti fa vedere le cose prima che diventino un problema.”

L’integrazione è stata più rapida del previsto. Grazie a un onboarding strutturato e guidato dal team wethod, il passaggio dai "fogli empirici" al nuovo sistema è stato lineare. In meno di un mese, l’intera struttura - dai Project Manager al team Operation, fino all’amministrazione - è entrata a pieno regime, trasformando wethod nel "General Contractor digitale" dell'agenzia.

I risultati: quando la visibilità diventa produttività

In un’agenzia multidisciplinare, la chiarezza è tutto. Per SCAI Comunicazione, wethod è stato l’abilitatore che ha permesso di vedere le cose mentre accadono, portando benefici misurabili che vanno ben oltre la semplice ottimizzazione dei processi.

1. +15% di capacità gestionale

Grazie all'ottimizzazione dei processi e alla centralizzazione delle informazioni (con un'archiviazione puntuale collegata a Google Drive), ogni Project Manager è oggi in grado di gestire mediamente il 15% in più del carico di lavoro rispetto al passato. La visibilità immediata sullo status dei progetti permette di essere lucidi anche nella gestione di più commesse complesse in contemporanea.

2. +30% di serenità (un dato poco scientifico, ma molto reale)

Se chiedessimo a un matematico di misurare la "serenità", probabilmente alzerebbe le mani. Francesco però, stima un +30% di serenità nel team Operations. È una media, s’intende: ci sono i lunedì da 100% e i venerdì da 5%, ma il cambio di rotta è stato netto.

Il motivo è semplice: l’uso dei dati ha eliminato l'incertezza. Grazie allo storico del time tracking, SCAI Comunicazione ha smesso di stimare "a sensazione", sostituendo le congetture con una consapevolezza basata sull'effort reale dei progetti passati.

“Siamo sicuramente in grado di assegnare i task con maggiore serenità. Se, per esempio, sappiamo che per una landing page ci vogliono 10 ore, è inutile stimarne la metà sperando nel miracolo. Questo ci consente di fare stime di vendita reali e di essere molto più precisi nelle consegne.”

Questa consapevolezza ha trasformato il rito del venerdì, dedicato al progress e all'assegnazione dei task, in un momento prettamente strategico. Il risultato? Si arriva al lunedì mattina con una People Allocation veritiera, le scadenze non vengono più bucate e il team è, in generale, più sereno.

3. Trattative basate sui dati: proteggere il valore del lavoro

wethod è diventato un alleato strategico anche nel rapporto con i clienti, specialmente nella gestione di quelle richieste estemporanee che spesso mettono a dura prova la redditività. Per un'agenzia flessibile e orientata al servizio è facile dire di sì a una modifica "al volo", ma il rischio è che queste eccezioni diventino la norma, erodendo i margini del progetto.

Oggi, SCAI Comunicazione utilizza i report di progetto per rendere oggettivo ciò che prima era solo una sensazione dei Project Manager. Mostrare dati certi sull'effort effettivamente profuso e sullo stato di avanzamento delle attività ha trasformato potenziali attriti in negoziazioni di successo. Quando il cliente visualizza report chiari e trasparenti, comprende immediatamente il valore economico dell’impegno supplementare richiesto. Questo permette di giustificare extra-budget in modo professionale, garantendo che ogni fuori scope venga riconosciuto e valorizzato correttamente, senza incrinare la fiducia con il partner.

La routine del successo: dal monitoraggio al linguaggio comune

In SCAI Comunicazione, wethod è diventato il punto di riferimento costante nel browser. La gestione non è un evento isolato, ma un rito che inizia il venerdì, con il progress settimanale e l’assegnazione dei task, e si concretizza il lunedì mattina con la verifica della People Allocation. È qui che i PM analizzano i carichi di lavoro e distribuiscono le attività per garantire una settimana fluida a tutto il team.

Ma il vero segreto è la costanza quotidiana. "Controllo ogni mattina che tutti abbiano completato il timesheet," sorride Francesco, che per il suo ruolo è stato scherzosamente ribattezzato dai colleghi “Francescod” (da wethod, ndr).

Per un'agenzia che punta sulla qualità e sulla visione strategica, wethod non è solo un gestionale, ma lo standard operativo per mantenere le promesse fatte ai partner. Come conclude Francesco Russo: “Lo consiglierei a chiunque gestisca progetti. Avere i dati sempre disponibili e aggiornati in tempo reale ti permette di intervenire quando sei ancora in tempo per correggere il tiro, e non quando il lavoro è ormai concluso”.

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