Da La Spezia a Milano, una crescita da record

SUNTIMES è un’agenzia strategico-creativa indipendente che conta circa 80 professionisti distribuiti tra La Spezia e Milano. Fondata da Francesco Pelosi e Nicholas Figoli, l’agenzia si distingue per un approccio di partnership a 360° con i clienti e per un mindset imprenditoriale che permea ogni “Suntimer”: non significa “fare l’imprenditore”, ma saper leggere le opportunità e generare valore in ogni progetto

In portfolio: strategia, creatività, produzione di contenuti (anche grazie a una casa di produzione interna), gestione delle properties digital e una divisione media boutique aperta nel 2022. Il team è multidisciplinare e “camaleontico”: in grado di muoversi con la stessa efficacia in settori diversi, dal beauty allo sport, fino al pet care e al design.

Il prima: tra tool interni, fogli Excel e crescita vertiginosa

Fino al 2022, la gestione dei progetti di SUNTIMES si appoggiava a:

• un software interno per i timesheet collegato alla contabilità (report marginalità solo a consuntivo)
• “Guru” per il progress
• fogli Excel per altre parti operative.

Un sistema frammentato che non riusciva più a sostenere il ritmo di un’agenzia passata da 2,2 milioni di fatturato nel 2019 a 8,2 milioni nel 2022, con un balzo del 40% solo nel 2021 e del 110% nel 2022.

“Analizzare i dati è sempre stato fondamentale per noi, ma unire tutte le informazioni e ottenere le risposte di cui avevamo bisogno stava diventando troppo time consuming. Gli strumenti utilizzati fino a quel momento ci stavano facendo impazzire.”

Francesco Pelosi, Founder di SUNTIMES

La scelta di wethod

Nel 2022 SUNTIMES avvia un’approfondita indagine di mercato per selezionare uno strumento all-in-one capace di riunire in un’unica piattaforma tutte le funzioni necessarie per gestire progetti, team e redditività. Dopo diverse demo esplorative, la preferenza finale ricade su wethod, grazie a tre fattori decisivi:

1. ‍Usabilità: un’interfaccia intuitiva che semplifica il lavoro quotidiano.‍
2. Gestione granulare delle commesse: la possibilità di creare commesse principali e sotto-progetti, monitorando la redditività con grande dettaglio.‍
3. Dashboard chiare di reporting finanziario: una visione d’insieme potente e immediata, che supporta decisioni strategiche consapevoli.

La decisione non è stata imposta “dall’alto”, ma condivisa tra i Founder e le figure manageriali chiave dell’agenzia, in particolare i team Client e Finance.

L’adozione: un anno di transizione e formazione

L’adozione di Wethod ha coinciso con una fase di crescita significativa per SUNTIMES, caratterizzata dall'ingresso di nuovi membri nel team, tutti desiderosi di utilizzare uno strumento più affidabile e completo per la gestione quotidiana.

Il percorso di implementazione è iniziato con una formazione interna a fine 2022, durante la quale il team ha potuto approfondire tutte le funzionalità della piattaforma e iniziare a integrarla nelle proprie attività.

Il go-live ufficiale è avvenuto nel corso del 2023, segnando l'inizio di un vero e proprio cambiamento nelle modalità di lavoro, tra cui il passaggio a una preventivazione basata esclusivamente sul conteggio delle ore uomo effettivamente dedicate, abbandonando il modello ibrido basato su listino più ore uomo.

Nei primi mesi, per favorire l'allineamento e un'adozione corretta di wethod, oltre alla tradizionale call di progress, sono state introdotte delle call settimanali dedicate esclusivamente al monitoraggio e all'aggiornamento sull'utilizzo della piattaforma. Questi incontri hanno permesso ai team coinvolti di acquisire familiarità con lo strumento e di integrarlo progressivamente nei flussi di lavoro quotidiani. Oggi, la formazione e l’allineamento sull’uso di wethod sono garantiti soprattutto attraverso un processo di onboarding solido dedicato ai nuovi ingressi, che assicura continuità.

Il dopo: più ordine, più efficienza, più controllo

Per SUNTIMES, wethod ha sostituito una miriade di file, documenti e applicativi sparsi, centralizzando tutto in un unico ambiente digitale. I risultati ottenuti sono:

• 20% di efficienza in più nei processi di gestione e reportistica, con un risparmio netto di circa 100 ore di lavoro mensili, ridotte a 80.
• Chiusure mensili e trimestrali più rapide, grazie a dashboard automatiche e dati sempre aggiornati, che permettono di avere un quadro finanziario chiaro e affidabile.
• Previsioni più precise sull’andamento del business e sull’utilizzo delle risorse, fondamentali per prendere decisioni strategiche consapevoli e ottimizzare la pianificazione interna.

“Wethod ci ha dato ordine e ci fa risparmiare tempo. È uno strumento che ci permette di avere sempre una.

Fun Fact: la “Queen di Wethod”

In SUNTIMES c’è una figura ormai iconica, soprannominata “la Queen di wethod”, grazie alla sua conoscenza approfondita e alla capacità di sfruttare al meglio tutte le funzionalità della piattaforma.

Ogni giorno, l’intero team si affida a wethod per gestire in modo integrato e preciso:

• Pipeline commerciale
• Commesse e budget
• Inserimento ordini e gestione fornitori
• Timesheet per il monitoraggio delle ore lavorate
• Controllo costi e allocazione del team in modo puntuale
• Monitoraggio dei KPI chiave, tra cui avanzamento delle commesse, marginalità e consumo del budget.

Le funzionalità Programs e Insight sono considerate irrinunciabili. Come dice Beatrice: “Se domani queste funzionalità sparissero, andremmo in crisi.”

Perché wethod non è solo uno strumento, ma è diventato un vero e proprio punto di riferimento che rende più fluide e trasparenti tutte le attività operative dell’agenzia.

I consigli di SUNTIMES: perché scegliere wethod

Francesco Pelosi, Founder di SUNTIMES, non ha dubbi nel raccomandare wethod anche alle agenzie più piccole:

“Evitate di costruirvi soluzioni interne: rischiate di imbattervi in una never ending story di implementazione. Wethod è pensato per chi lavora su base ore-uomo e consente di mettere ordine nei processi di gestione progetti e risorse. È semplice, completo e, soprattutto, viene adottato concretamente da tutto il team.”

Sintesi per i CEO di agenzie

• ‍La sfida: gestire una crescita rapida senza perdere il controllo sulla complessità dei progetti.‍
• La soluzione: una piattaforma come wethod che centralizza tutte le attività e rende chiara e trasparente la gestione di commesse, risorse e redditività.‍
• Risultato: un incremento di efficienza del 20%, dati sempre aggiornati e a portata di mano, previsioni affidabili per pianificare con sicurezza.‍

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