Perché Excel non basta più per gestire progetti complessi

Se lavori in un'agenzia o ti occupi di project management, probabilmente Excel è stato uno dei tuoi primi compagni di viaggio. Fogli zeppi di colonne, celle colorate, formule che solo tu riuscivi a comprendere e file con nomi epici come “budget_definitivo_REV_finale_bis.xlsx”.
Ammettiamolo: ci siamo passati tutti.

Per anni, Excel è stato lo strumento "universale": lo usi per il budget, per allocare il team, per creare un Gantt arrangiato. È flessibile, facile da usare (almeno in apparenza) e spesso incluso nei pacchetti software già in tuo possesso. Ma quando i progetti diventano più complessi e i team crescono, i suoi limiti iniziano a farsi sentire. E diventano un problema serio.

Perché Excel funziona (fino a un certo punto)

Prima di criticarlo, diamogli credito:

• Lo conoscono tutti (o almeno dovrebbero), dal junior al CEO.
• È veloce da impostare.
• Per i progetti semplici funziona bene.

Il punto è che il mondo delle agenzie e dei team digitali è cambiato. Oggi, infatti, gestiamo decine di progetti in parallelo con budget che devono rimanere sotto controllo, clienti che richiedono aggiornamenti in tempo reale e team distribuiti che devono poter collaborare senza intoppi.

Qui Excel inizia a mostrare i suoi limiti.

I limiti di Excel nella gestione dei progetti complessi

1. ‍Versioning da incubo
   Quante volte ti sei ritrovato con cinque copie dello stesso file sparse tra e-mail, chat e cartelle condivise? Capire qual è l'ultima versione diventa un'impresa, e questi intoppi possono far deragliare anche la gestione più attenta dei progetti.‍
2. Niente aggiornamenti in tempo reale
   Se cambia una deadline o un budget, devi rimettere mano a tutto. Nel frattempo, il resto del team lavora su dati già obsoleti.‍
3. Collaborazione limitata
   Certo, oggi c'è Excel online, ma la collaborazione vera è un'altra cosa: commenti, task assegnati, notifiche integrate. Con un file Excel, c'è il rischio di perdersi messaggi e aggiornamenti.‍
4. Nessuna visione d’insieme
   Un progetto non è fatto solo di numeri, ma anche di tempi, costi, carichi di lavoro e disponibilità del team. Excel non è stato progettato per fornire una visione integrata di tutto questo.‍
5. Alto rischio di errore umano
   Basta una formula errata o una cella cancellata per mandare all'aria l'intero budget. Spesso, poi, te ne accorgi troppo tardi.

Le conseguenze in agenzia

Usare Excel come strumento principale di project management comporta una serie di conseguenze negative che ogni project manager conosce bene:

• Progetti che slittano.
• Marginalità ridotta perché i costi non vengono monitorati in tempo reale.
• Team che perde ore a rincorrere file e aggiornamenti.
• Manager che prendono decisioni basandosi su dati incompleti.

In sintesi, si spreca tanta energia in attività di "gestione della gestione" invece di dedicarsi al lavoro che fa davvero crescere l'agenzia.

Cosa serve davvero oggi

Per gestire progetti complessi serve uno strumento unico, centralizzato e collaborativo, che permetta di tenere sotto controllo:

• Pianificazione: scadenze e carichi di lavoro sempre aggiornati;
• Budget e marginalità: visibili in tempo reale, senza dover rifare calcoli a mano;
• Collaborazione: tutto in un unico spazio, senza mille chat e file sparsi.
• “Big picture”: quella visione d'insieme che permette di capire in quale direzione sta andando la tua agenzia.

È esattamente ciò che offre wethod: un'unica piattaforma pensata per le agenzie che integra project management, business e marginalità. Niente più file infiniti o versioni sbagliate: solo dati chiari, sempre aggiornati e accessibili a tutto il team.

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