Gestire progetti in agenzia come PM o account, significa destreggiarsi ogni giorno tra scadenze serrate, clienti esigenti, imprevisti operativi e strumenti spesso poco integrati. Eppure, nonostante l’esperienza, continuiamo a commettere errori comuni che costano tempo, budget e risorse. Il problema? Spesso ce ne rendiamo conto quando è ormai troppo tardi per rimediare.
Secondo il PMI Pulse of the Profession 2020, l’11,4 % degli investimenti in progetti viene sprecato a causa di performance gestionali inadeguate. Una percentuale che dovrebbe far riflettere chiunque lavori in contesti in cui la gestione dei progetti rappresenta un asset strategico.
Per questo, abbiamo raccolto i 7 errori più diffusi nella gestione dei progetti in agenzia (e non solo). Riconoscerli è il primo passo per evitarli e iniziare a lavorare in modo più smart, senza aggiungere ulteriore complessità.
L’errore
Partire senza obiettivi ben definiti o affidarsi a metriche vaghe (come “migliorare la visibilità” o “lanciare la campagna”) è uno dei modi più rapidi per perdere il controllo sul progetto.
Perché è un problema
Se il team non ha una direzione precisa e non è allineato sulle priorità, si crea confusione. Si generano incomprensioni, le revisioni si moltiplicano e i progetti rischiano di sforare il budget e i tempi previsti.
Come evitarlo
Definisci obiettivi chiari, misurabili e condivisi fin dall’inizio. Se non riesci a esprimerlo in una frase, è (quasi sempre) troppo vago. Esempio: “Generare 200 lead qualificati entro il trimestre con un costo per lead inferiore a X euro.”
L’errore
Tutto è urgente, tutto è importante. Ma se ogni task è una priorità, in realtà nessuna lo è davvero.
Perché è un problema
Quando ogni task diventa “la priorità numero 1”, il team si disorienta e fatica a capire su cosa concentrare energie e risorse. Il risultato? Rallentamenti continui e sovraccarico di lavoro, che minano produttività e qualità.
Come evitarlo
Impara a distinguere ciò che è davvero urgente da ciò che è strategico. Classifica con attenzione i task e stabilisci cosa va fatto subito, cosa può essere delegato o posticipato. Perché, sì, non tutto è urgente.
L’errore
Fare stime troppo ottimistiche solo per far quadrare il preventivo o per accontentare il cliente.
Perché è un problema
Essere eccessivamente ottimisti in fase di stima rischia di trasformare ogni progetto in una corsa contro il tempo. Secondo il report PMI Pulse of the Profession 2023, una pianificazione inaccurata è tra le cause principali di ritardi e aumento dei costi nei progetti. Questo si traduce in scadenze mancate, margini ridotti e team sotto pressione, a scapito della qualità del lavoro e della soddisfazione del cliente.
Come evitarlo
Basati su dati storici e considera buffer realistici. Se un progetto simile richiede in media sei settimane, prevedine almeno sette. È meglio partire con un margine di sicurezza piuttosto che correre ai ripari quando il ritardo è già un fatto compiuto.
L’errore
Aspettare la fine del progetto per capire se sono stati rispettati tempi, budget e obiettivi.
Perché è un problema
Non tenere costantemente sotto controllo lo stato di avanzamento del progetto può far emergere eventuali problemi solo quando è troppo tardi per correggere la rotta, compromettendo così il risultato finale.
Come evitarlo
Stabilisci checkpoint regolari, settimanali o bisettimanali, per verificare l'avanzamento, gli scostamenti e i carichi di lavoro. Anche l'utilizzo di tool integrati ad hoc, che permettono di visualizzare dati e aggiornamenti in modo chiaro e tempestivo, può essere d'aiuto.
L’errore
Assegnare task in modo sbrigativo, con un semplice "occupatene tu", senza spiegare il quadro generale o le aspettative.
Perché è un problema
Anche i professionisti più competenti rischiano di muoversi alla cieca senza un quadro completo. Così si moltiplicano errori, incomprensioni e revisioni, con conseguente perdita di tempo e risorse.
Come evitarlo
Quando deleghi, dedica qualche minuto a un briefing chiaro: spiega obiettivi, priorità, scadenze. Un piccolo investimento di tempo iniziale contribuisce a evitare confusione e giornate di lavoro extra.
L’errore
Lasciare informazioni sparse tra email, chat, telefonate e file in cloud, senza avere un unico luogo in cui archiviarle.
Perché è un problema
Se le informazioni sono frammentate, si rischia di perdere tempo a cercarle, di lavorare su dati non aggiornati e di moltiplicare gli errori. Il team fatica a restare allineato e tutto rallenta.
Come evitarlo
Stabilisci fin da subito un luogo unico in cui archiviare tutte le informazioni chiave e condividi con il team le regole per aggiornarle. Centralizzare comunicazioni e documenti in un unico strumento facilita il lavoro di tutti e riduce drasticamente il rischio di disallineamento.
L’errore
Excel per i budget, Trello per i task, Slack per le comunicazioni… e un drive pieno di cartelle.
Perché è un problema
Ogni strumento copre un’esigenza diversa, ma messi insieme creano un labirinto di file, notifiche, informazioni. Così si rischia di perdere tempo, di lavorare su informazioni incomplete e di non riuscire a ottenere una visione d'insieme.
Come evitarlo
Scegli piattaforme che integrano più funzioni in un unico spazio di lavoro. In questo modo puoi monitorare progetti, file, budget e carichi di lavoro in tempo reale, senza disperdere energie.
Gestire progetti complessi richiede metodo, visione d’insieme e strumenti che semplificano davvero il lavoro. Se anche tu ti ritrovi in questi errori e vuoi iniziare a lavorare in modo più organizzato, wethod è la piattaforma che integra tutto ciò che serve per gestire progetti, budget e team in un unico spazio di lavoro.
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