L’eredità di un’impresa non si misura in beni materiali, ma nella qualità dell’esperienza di chi ci lavora. Inizia così il racconto di Marco Ziero, co-founder di Palabra, la cui ambizione più grande è tanto semplice quanto profonda: fare in modo che le persone che lavorano in agenzia possano ricordare quegli anni come i migliori della loro vita professionale.

Fondata nel 2021, Palabra nasce come un vero e proprio “foglio bianco”. Un progetto costruito con intenzionalità, per dare forma non solo a un business, ma a un modello organizzativo sostenibile. Una realtà ultra-verticale e altamente specializzata, che si occupa esclusivamente di Email Marketing Automation e CRM, composta da un team di otto professionisti senior che lavorano in modalità full remote da ogni parte d’Italia. Un modello snello, basato su fiducia, autonomia e forte specializzazione.

Tuttavia, far funzionare un’organizzazione così fluida e distribuita richiede molto più delle semplici competenze tecniche: serve una struttura capace di garantire controllo, consapevolezza e, soprattutto, delega. Fin dall’inizio, l’obiettivo dei founder è stato costruire un ambiente realmente sostenibile, dove la qualità del lavoro e quella della vita potessero convivere.

“Volevamo giocarci bene l'opportunità di avere un foglio bianco tra le mani,” spiega Marco. “Abbiamo scelto di costruire una struttura solida, capace di mettere il benessere delle persone sullo stesso piano dei risultati per il cliente.”

La sfida: delegare per non accentrare

Marco si definisce “allergico all’accentramento”. Nella fase di fondazione di Palabra, la sua priorità era chiara: non diventare il collo di bottiglia dell’agenzia.

“Avevo il terrore di dover accentrare ogni cosa su di me. Volevo delegare, o alle persone o a uno strumento.”

L’obiettivo non era semplicemente organizzarsi meglio, ma costruire un sistema che permettesse di avere tutto sotto controllo senza dover gestire ogni dettaglio in prima persona.

“Cercavo un posto che fosse la mia repository di fiducia, un luogo dove depositare le informazioni e poterle consultare quando serve, senza doverle inseguire o ricostruire ogni volta.”

Nonostante una naturale predisposizione per numeri e fogli di calcolo, Marco si scontra presto con un limite noto a molte agenzie: Excel e i tool generalisti non sono pensati per gestire la complessità del lavoro per progetti. Il rischio è perdere visibilità su marginalità, performance e sostenibilità dei progetti, spesso senza accorgersene.

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La scelta: un software che parla la lingua delle agenzie

L’incontro con wethod arriva in modo naturale, attraverso il confronto con altri professionisti del settore. A fare la differenza non è stata la tecnologia in sé, ma l’approccio: uno strumento progettato intorno alle logiche delle agenzie, non adattato a posteriori.

L’adozione è stata immediata, fin dai primi mesi di vita di Palabra. In un team composto da profili senior, non c’è stata resistenza, anzi: wethod è stato percepito come un “sollievo”.

“Avere una fotografia immediata per capire se un progetto è a rischio emorragia o se siamo messi bene è fondamentale. In altre realtà si tende a navigare a vista, mentre per noi la consapevolezza è istantanea.”

Tra tutte, è la sezione Financials a conquistare subito Marco: avere sotto controllo marginalità, costi e performance economiche in modo immediato diventa centrale nel modo di gestire l’agenzia.

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Il cambio culturale: dai dati alle decisioni

In Palabra, wethod non è solo uno strumento, è diventato parte integrante del modo di lavorare. Il lunedì, il team analizza il report Consumption vs Status per monitorare l’andamento dei progetti. Il venerdì invece, tutti aggiornano il timesheet della settimana. Una routine semplice, ma estremamente efficace perché introduce un cambiamento profondo: la consapevolezza economica entra nel lavoro quotidiano, anche per chi non ha un background finanziario.

Questo approccio nasce da una convinzione profonda dei founder sulla responsabilità d'impresa:

“La mia responsabilità primaria è verso il team. I clienti, oltre che controparte di un accordo dal quale deve scaturire del valore, sono anche il mezzo attraverso il quale garantiamo stabilità, benessere e crescita alle nostre persone.” - Marco Ziero, co-founder di Palabra.

Nel tempo, questa visione supportata dai dati ha generato tre effetti concreti:

• maggiore controllo sulla marginalità, grazie a una visione sempre aggiornata dei progetti
• decisioni più rapide e informate, perché i problemi (e le potenziali “emorragie”) emergono subito
• responsabilità diffusa, con un team senior consapevole dell’impatto del proprio tempo sul valore finale

In parallelo, Palabra adotta un approccio di trasparenza totale sui numeri: obiettivi, performance e meccanismi di premialità sono condivisi “open book”. Non come forma di controllo, ma come leva di crescita collettiva.

I risultati: meno intuito, più controllo

L’impatto più evidente riguarda la gestione della marginalità. Grazie a wethod, Palabra è in grado di:

• costruire budget più accurati
• monitorare in tempo reale l’andamento economico dei progetti
• intervenire tempestivamente sui progetti più critici
• evitare le cosiddette “emorragie invisibili”

Un problema ancora molto diffuso nel mondo delle agenzie. “Ci sono realtà che si accorgono troppo tardi di vendere tempo a meno di quanto lo pagano. - spiega Marco Ziero. “Il controllo di gestione non è scontato.”

Con wethod, questo rischio viene drasticamente ridotto perché il dato diventa accessibile, leggibile e utilizzabile ogni giorno. È il sistema che permette a un’agenzia distribuita, verticale e flessibile di mantenere ordine senza perdere agilità. Ma soprattutto, è ciò che rende possibile l’obiettivo iniziale: costruire un’azienda sostenibile, dove performance e benessere non sono in conflitto.

Perché, alla fine, il vero vantaggio competitivo non è solo lavorare bene. È sapere come stai lavorando e se quello che stai costruendo è davvero sostenibile nel tempo.

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In sintesi, per chi guida un’agenzia

La sfida
Gestire progetti senza avere piena visibilità su marginalità, costi e andamento reale, con il rischio di accorgersi troppo tardi che qualcosa non sta funzionando.

La scelta
Introdurre un sistema in grado di centralizzare dati, progetti e numeri, rendendoli accessibili e leggibili per tutto il team.

Il risultato
Più controllo, decisioni più rapide e una maggiore consapevolezza diffusa, che permette di costruire un’agenzia sostenibile nel tempo.

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