Gestire progetti complessi è difficile. Ma lo è ancora di più se non si ha una visione unificata dei dati. Per AKQA, agenzia internazionale parte del gruppo WPP, questa era una realtà quotidiana: tanti strumenti, tanti team e tante informazioni, ma nessun punto di sintesi vero e proprio. Una situazione che, nel tempo, ha iniziato a mostrare tutti i suoi limiti.

“Prima ognuno guardava il proprio ambito”, racconta Simone Avanzi, Director of Project Management di AKQA. “La singola commessa poteva essere sotto controllo, ma mancava una visione sistemica”.

AKQA è una realtà che opera in contesti altamente articolati, all'intersezione tra tecnologia, consulenza e marketing, con team multidisciplinari (oltre 100 persone solo in Italia) e progetti che coinvolgono competenze diverse, spesso su scala internazionale. In un contesto così, il project management non rappresenta una semplice funzione operativa, ma è uno dei pilastri strategici dell’organizzazione. Proprio per questo, il modo in cui i progetti venivano gestiti, frammentato, distribuito su più strumenti e poco integrato, rappresentava un limite sempre più evidente.

Ripensare il modello: dal caos degli strumenti a un sistema unico

Prima di wethod, la gestione dei progetti in AKQA seguiva un modello diffuso in molte agenzie: uno stack composito di CRM, gestionali, strumenti di allocazione e fogli di calcolo per budget e stime, ciascuno con il proprio dominio di utilizzo.

Tutto funzionava, ma in modo separato. Il risultato era una frammentazione che rendeva difficile avere una visione chiara e condivisa, soprattutto quando bisognava prendere delle decisioni. “Avevamo solidi processi di budgeting e cost control,”, spiega Simone Avanzi, “ma il forecasting prospettico della produzione era una capability che volevamo strutturare meglio”.

Il punto di svolta arriva nel periodo post-pandemico, in una fase di ripensamento organizzativo trasversale a tutto il settore. AKQA coglie l'occasione per rivedere il proprio modello, non solo in termini di processi, ma anche di principi. Più trasparenza, più condivisione delle informazioni e maggiore autonomia per i team.

Per rendere questi valori concreti, però, serviva uno strumento in grado di sostenerli. È in questo contesto che entra in gioco wethod, adottato come parte integrante di una trasformazione più ampia. “wethod ci ha permesso di mettere tutto sotto lo stesso cappello. Quello che prima facevamo con quattro o cinque strumenti diversi, ora lo gestiamo in un unico ambiente.”

Il vero cambiamento: cultura, metodo e nuove responsabilità

L’introduzione di wethod ha portato fin da subito maggiore ordine e visibilità: dati centralizzati, processi più chiari, informazioni finalmente accessibili e condivise. Tuttavia, il valore più grande è emerso nel modo in cui le persone hanno iniziato a leggere e gestire i progetti. wethod ha introdotto un approccio più evoluto, basato su concetti come il valore della produzione, lo stato di avanzamento lavori e la pianificazione prospettica.

Questo ha portato a un’evoluzione graduale nel modo di lavorare e di interpretare i progetti: non limitarsi più a controllare ciò che è già successo, ma iniziare a governare davvero il loro andamento. Lo strumento è stato operativo fin da subito, ma per interiorizzarne davvero i concetti ci è voluto tempo. Più che una difficoltà, è stato un percorso di crescita. In particolare per i project manager, che hanno evoluto il proprio ruolo acquisendo una maggiore capacità di previsione e controllo continuo.

“All'inizio non eravamo abituati a misurare con precisione l'avanzamento dei progetti e a collegarlo al budget.” racconta Simone Avanzi, “È stato uno degli aspetti più sfidanti, ma anche quello che ci ha permesso di fare il salto più grande”.
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Da controllo a previsione: quando i dati iniziano a guidare davvero

È qui che avviene il vero cambio di paradigma. Con wethod, il controllo smette di essere retrospettivo e diventa continuo. L’utilizzo del piano di produzione (Production Plan) e il monitoraggio costante dell’avanzamento (Project Status) permettono di confrontare in tempo reale quanto è stato prodotto con quanto era stato pianificato. I problemi non emergono più alla fine, ma durante il percorso, quando è ancora possibile intervenire.

“Oggi possiamo intercettare i segnali deboli con maggiore anticipo e tradurli in azioni correttive durante la lavorazione, non solo a consuntivo”. Questo ha un impatto diretto su tutta l’organizzazione. Oggi, AKQA può osservare l'insieme dei progetti in modo aggregato, individuare rapidamente le criticità e avere una visione chiara dell'andamento generale. Anche la gestione delle risorse ha subito un'evoluzione. Le allocazioni non sono più scollegate dai budget, ma sono integrate e vincolate, il che rende la pianificazione molto più solida.

Simone Avanzi ci racconta che “prima il capacity planning era meno integrato con il budget di progetto. Ora il sistema rende la pianificazione più solida e i vincoli espliciti fin dall'inizio”.

Con il tempo, wethod è diventato una vera e propria base dati su cui prendere decisioni più informate. A livello di progetto, consente di monitorare costi, produzione e marginalità, mentre a livello di agenzia offre visibilità sulla saturazione dei team, sui ricavi attesi e sull'andamento della pipeline.

L’introduzione delle API in wethod ha rappresentato un ulteriore passo avanti per AKQA, superando i limiti degli export manuali e consentendo di lavorare su dati aggiornati in tempo reale, fondamentali per la creazione di report affidabili.

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‍Quando il cambiamento diventa parte del modo di lavorare

Uno dei segnali più evidenti dell’impatto di wethod è il fatto che abbia cambiato il linguaggio interno. Concetti come “People Allocation”, “Project Report” o “Consumption vs Status” non sono più termini tecnici, ma fanno parte del modo in cui i team leggono e gestiscono i progetti. Questo è forse il risultato più significativo: il cambiamento non si è fermato allo strumento, ma è entrato nel modo di lavorare dell’agenzia.

In questo percorso, il valore di wethod non risiede tanto nel far risparmiare tempo, quanto nel rendere visibile ciò che prima non lo era. “Per il project manager il ruolo è diventato più analitico e ricco.”, conclude Avanzi. “Richiede più tempo sui dati, ma in cambio offre un livello di controllo che prima non era strutturalmente possibile. Non è una questione di sforzo, ma di leva: oggi facciamo meglio le stesse cose, e ne facciamo di nuove”.

Questo è il vero salto di qualità: passare da una gestione basata su intuizioni e consuntivi a una gestione guidata da dati aggiornati e condivisi. Disporre di informazioni affidabili e integrate permette di intervenire tempestivamente, correggere la rotta quando necessario e prendere decisioni con maggiore sicurezza. È questa visibilità continua che oggi fa la differenza nella gestione quotidiana dell'agenzia.

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