Driiiin driiiin, rispondo:

"Ciao Andrea, sono Elena dell’ Atlantis Corporation, volevo dirti che ho parlato internamente della tua proposta, ci sembra molto interessante, ma ora come ora non abbiamo il tempo da dedicarci, risentiamoci tra un paio di mesi”. 

Tutto parte da qui: una chiamata, un messaggio, un commento durante un evento, un passaparola; un’opportunità importante che non vuoi farti scappare e che vale di più di un promemoria sul telefono o di un appunto veloce in agenda.

In questo articolo vediamo quindi le best practice per gestire nuove iniziative, dalla nascita dell’opportunità, alla vincita del progetto fino alla sua conclusione.

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1. La nascita di un’opportunità

Quando si crea un’opportunità o un lead da mettere a fuoco, la prima cosa da fare è inserirlo nel Basket. (La fase del Basket è opzionale, se l’opportunità è già configurata, si salta e si parte dal punto 2).

Immagina il Basket come un cesto delle idee: ad ogni voce associa una data di follow-up, una persona responsabile di gestire l’iniziativa, il valore dell’iniziativa e specifica nelle note di cosa si tratta. Il giorno indicato wethod manderà una mail alla persona incaricata, che dovrà capire se promuoverla ad opportunità cliccando su + Project (vedi punto 2), se posticiparla o se cancellarla nel caso fosse persa.
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2. L’opportunità si concretizza

Una nuova opportunità può derivare da un’iniziativa del Basket o può essere inserita da zero nella Pipeline Opportunities. Essendo l’idea più strutturata, dovranno essere inseriti più dettagli, come il PM, la durata, la categoria, la tipologia di riferimento e il contatto del cliente.  Puoi anche iniziare a stimare i costi esterni, ma l’elemento più importante è aumentare o diminuire la percentuale di successo con l’avanzare dell’offerta (10% > 75% ). E’ utile anche tracciare lo status della proposta: per farlo  spunta nei company settings le Job Order Category che vuoi tracciare (Track opportunity stage) e scorri alla sezione della Pipeline Opportunities per decidere gli status.

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3. La fase di presale

Questa fase è dedicata alla gestione dell’opportunità: dalla definizione della proposta alle attività commerciali col cliente. Ci sono diverse modalità con cui poter gestire la fase di presale; scegliere quale strada intraprendere dipende dal grado di necessità di fare un tracking preciso delle ore lavorate in questa fase e quindi della marginalità del progetto. Il nostro consiglio è di partire in modo semplice, con il primo punto, e quando nascerà l'esigenza di avere un tracking più puntuale, potrai passare ad una gestione più strutturata. 

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• Nella Project List, crea un’unica commessa generale chiamata Presale al 100% di probabilità, con valore uguale a 0 e attribuiscigli un nuovo job order category “Generic presale” (aggiungilo nei  company settings e spunta l'attributo "unlimited planning", questo ti permetterà di pianificare le ore di presale senza limiti di budget) e fai una stima del budget. Contemporaneamente, aggiungi una commessa per ogni opportunità dove tracciare la percentuale di successo (l'opportunità creata al punto 2). Questa è una modalità di gestione sicuramente più flessibile, ma ha il limite che non saprai quanto avrete investito in ogni singola opportunità;

• Se vuoi tenere traccia in modo più granulare dei costi sostenuti prima della vincita di un progetto, puoi iniziare a distinguere le attività di business development in una commessa specifica da utilizzare per la ricerca di clienti e opportunità, e mantenere la commessa generica presale per tracciare solo le attività di preparazione delle proposte;

• Quando sentirai l’esigenza di voler valorizzare l’impegno messo nella fase di presale nell’offerta al cliente, sarà necessario creare una commessa specifica di presale per ogni opportunità, con probabilità al 100%, valore uguale a 0 e Job Order Category "Presale". Stimando il budget di progetto e tracciando le ore a Timesheet, saprai quanto hai investito su ogni opportunità;

• Un’altra opzione è fare un mix delle precedenti: utilizza una commessa di presale specifica per ogni cliente rilevante e una collettiva per gli altri;

• Lo step finale è quello di distinguere anche le commesse di business development: per esempio potresti avere una commessa per ogni Senior Account, una per ogni progetto, una per ogni cliente o usarne una per 10 clienti. In questo modo, potrai anche tracciare in modo diverso quanto stai investendo nella ricerca clienti; 

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4. Opportunità persa o vinta?

Finita la fase di presale, saprai se avrai vinto o perso il progetto:

• Vinci l’opportunità: archivia il progetto presale e porta al 90% o 100% la commessa principale, che diventa un progetto nella Project List e che utilizzerete per gestire il progetto

• Perdi l’opportunità: archivia il progetto presale e porta allo 0% la commessa principale

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Per comprendere meglio come funziona la percentuale di successo su wethod, puoi guardare questo tutorial:

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Come avrai capito, le modalità per gestire il flusso di un’opportunità sono diverse. Queste sono le nostre best practice, ma ti incoraggiamo a trovare quella più comoda al tuo management: non c’è una soluzione più giusta delle altre, si tratta piuttosto di far evolvere la gestione!‍

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