I nostri consigli per configurare i ruoli e permessi di accessibilità dell’ambiente di lavoro più adatto alla tua organizzazione.
Tempo di lettura: 10 min.
Per una configurazione veloce e indolore basta creare dei ruoli a cui assegnerai autorizzazioni diverse, per esempio per visualizzare, modificare e aggiungere; ad ogni persona invitata nell’account wethod basterà quindi assegnare un ruolo, che si porta dietro automaticamente i relativi permessi.
Clicca in alto a destra sulla sigla del tuo nome ed accedi alla sezione dei permessi.
Prima di leggere questo articolo, se non hai ben chiara la differenza tra Livelli e Ruoli su wethod, non preoccuparti: guarda il breve video qui di seguito, dura solo 1 min!
Anche per la sezione di permessi troverai una configurazione standard pre-impostata da noi, ma che puoi modificare. In questo articolo ti abbiamo lasciato i nostri consigli in grassetto.
Prima di andare a spuntare singolarmente tutti i permessi, fai un ragionamento sui diversi ruoli che coesistono all’interno della tua azienda e che useranno wethod in modo differente. Per esempio, un designer utilizzerà il software per la gestione progettuale, ma avrà accessi diversi rispetto ad una persona dell’ufficio di risorse umane o rispetto ad un collaboratore esterno. Seguendo questa logica, potresti avere altri ruoli, ad esempio amministrazione, risorse umane, ufficio viaggi, ufficio finanza, esterni, etc. In ogni caso, sappi che puoi cavartela tranquillamente con solo i 4 ruoli principali già pre-impostati, specialmente all’inizio.
In questo articolo sono spiegate le logiche dietro questi 4 ruoli, con l’aggiunta dell’ufficio HR e il ruolo di esterno. Noi promuoviamo un tipo di configurazione aperta e trasparente, ma non deve essere così per tutti. Il nostro obiettivo è di spiegarti le logiche dietro alla configurazione, così puoi adattare l’ambiente alla tua cultura organizzativa!
Questa è la logica dietro i ruoli pre-impostati:
Puoi aggiungere il numero di ruoli che preferisci, cliccando in alto su +Add Role, e poi scorrere per scegliere i permessi per ogni sezione di wethod.
Decidi le autorizzazioni per ogni ruolo relative al budget di progetto.
Non dimenticarti di cliccare su Save, in basso a destra.
Ecco come configurare i permessi del budget:
Passiamo ai permessi della sezione dedicata al CRM, l’area dove gestire le relazioni con i clienti esistenti e potenziali. La logica è semplice: spunta tutto! Tutto il team dovrebbe aver accesso all’area di CRM per rimanere allineato su opportunità perse e vinte, per aggiungere idee e spunti su iniziative future, per aggiornare i contatti e gli status dei clienti o di nuovi lead.
La dashboard è un’area modulabile per ogni utente, dove poter aggiungere widget dedicati a diverse sezioni di wethod. Per questo motivo, anche qui consigliamo di spuntare tutto, eccetto per i collaboratori esterni, e lasciare che ognuno di personalizzi la sua dashboard come preferisce.
E’ arrivato il momento di configurare i permessi per la visualizzazione del menu principale. In questo modo certi ruoli non avranno accesso ad intere pagine di wethod.
Ecco il nostro consiglio:
Questa sezione riguarda il conto economico dell’azienda. Come già spiegato in precedenza è consigliabile che soprattutto gli utenti operativi sui progetti possano accedere a questa sezione per rimanere aggiornati sulla performance aziendale.
Decidi in questa sezione gli accessi alla fatturazione attiva.
Decidi in questa sezione gli accessi alla fatturazione passiva.
Definisci i permessi di accesso alla visualizzazione e modifica degli stipendi.
Molto semplicemente, solo il super user e l’HR hanno accesso alla sezione payroll.
Questa sezione fa riferimento alla pipeline progetti e quindi alla pagina dove puoi aggiungere un nuovo progetto compreso di una stima iniziale e visualizzare gli altri progetti attivi o archiviati.
Vediamo come impostare i permessi per la pianificazione delle risorse.
Questa pagina riguarda il piano di produzione dei progetti. Pianificare la produzione vuol dire stimare quanto si andrà a produrre sui mesi di competenza del progetto e solitamente è il PM ad esserne responsabile.
Su wethod tutti possono accedere ai profili personali degli altri utenti, dove ognuno inserisce nel proprio la biografia, gli interessi, le skills, il portfolio e tanto altro.
La configurazione di permessi da decidere in questa sezione riguarda solamente gli OKRs, ovvero gli Objectives and Key Results. Questi sono obiettivi personali e risultati chiave che vengono tracciati tramite delle metriche dal proprio sponsor e servono per incentivare la crescita professionale e per allineare le proprie aspirazioni con quelle dell’azienda.
Il nostro consiglio è di permettere a tutti la visualizzazione dei propri OKRs e di quelli degli altri, così come le proprie metriche di tracciamento degli obiettivi. Le metriche altrui invece è preferibile farle visualizzare solo dai super user, che possono aggiornarsi sul raggiungimento dei OKRs di ogni persona.
Ti ricordi che all’inizio, nei Company Settings, hai deciso la modalità di avanzamento per ogni Job Order Category? Qui ci riferiamo proprio a questo: ogni PM il venerdì deve aggiornare lo status dei progetti a cui è assegnato. Da ciò si capisce che solo il PM ha pieno accesso ai propri project status, ma non può visualizzare quelli degli altri. Come sempre, l’altra figura che ha pieni poteri di visualizzazione e modifica è il super user.
Prima di decidere la configurazione dei permessi riguardanti i report, facciamo un breve riassunto di ogni voce:
Il nostro consiglio è di lasciare libera a tutti, tranne all’esterno, la visualizzazione dei report, che permettono di rimanere aggiornati sull’andamento dei progetti e sulla distribuzione e conoscenza del team.
Il super user ha per definizione accesso alla configurazione dei settings (quello che stai facendo tu adesso) e ciò non può essere modificato. Anche la configurazione dei permessi è in mano esclusivamente a chi ha questo ruolo.
Anche se non tutti possono mandare la richiesta di un ordine (ti ricordi? L’hai scelto su nella sezione 6. ORDERS), il nostro consiglio è di permettere a tutti di modificare l’elenco fornitori e di modificare il rating per avere un’anagrafica sempre aggiornate e completa.
Tutti su wethod devono fare il timesheet, perché solo così potrete tracciare il consumo di budget di ogni progetto!
In questa sezione puoi impostare i permessi riguardanti le richieste di viaggi e trasferte. Mentre il solito super user avrà pieni poteri, chiunque potrebbe aver bisogno di fare una trasferta, per questo dai la possibilità a tutti di visualizzare e modificare le proprie richieste, ma non quelle degli altri. Infine, limita l’accesso agli esterni.
✨✨ Il tuo ambiente di lavoro è pronto per essere utilizzato! ✨✨
Ti manca solo invitare il resto del team ed assegnare un ruolo e un livello ad ognuno di loro (niente paura, ci vuole un attimo).
Se hai dubbi, richieste di assistenza o hai bisogno di una consulenza sulla configurazione del tuo account contattaci a info@wethod.com, saremo felici di aiutarti!
