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DASHBOARD

È l’area di ingresso di WETHOD, un pannello di controllo che offre una visione d’insieme dell’azienda attraverso un set di widget personalizzabili: revenue clock, budget consumption, productivity, invoices, revenue progress.

I più importanti per capire l’avanzamento dell’azienda sono il revenue clock e il budget consumption, che possono essere calibrati sull’intera azienda, per progetti, per PM.

Il revenue clock dà una visione integrata della pipeline e della produzione, in relazione al tempo che passa e all’obiettivo.

Il budget consumption evidenzia lo stato di salute dei progetti mettendo in relazione il consumo di budget lo stato di avanzamento dei progetti. I cerchi sulla diagonale rappresentano i progetti gestiti in modo corretto, mentre i progetti in blu sono quelli che progrediscono più velocemente rispetto al consumo di budget e viceversa per quelli rossi.

PIPELINE

Una lista dinamica con tutte le opportunità aperte corredate dalle informazioni salienti per ciascun progetto. Chi lo guida, a quanto è stato venduto, quanto durerà, qual è la possibilità di venderlo. La pipeline è la dashboard da dove tutto ha inizio: crea qui il progetto, poi prepara il budget, quindi dai il via alle danze.

Quando il ritmo è sostenuto è importante avere una visione aggregata delle informazioni per non perdere il polso della situazione e rimanere tutti aggiornati. Ogni progetto è sintetizzabile in una serie di dati chiave: eccoli nella pipeline, condivisi con tutti.

Una classificazione per colore e per dimensione chiarisce visivamente la tipologia e la portata economica del progetto. La visione d’insieme dei propri progetti e di quelli degli altri dice come l’azienda si muove e aiuta a prendere delle decisioni.

Dalla pipeline dei progetti si accede al budget: chi è responsabile del budget definisce il perimetro delle attività e la spesa necessaria. Una volta che ha avuto approvazione sul budget, il pm è libero di gestire in autonomia la pianificazione delle persone, le fasi del progetto, le eventuali correzioni di manovra.

PLANNING

L’area dedicata ai progetti nel loro divenire. Il planning è la timeline del tuo team e ti dice chi è coinvolto nei progetti, giorno per giorno. Ogni project manager fa i conti con questa sezione per organizzare le fasi del progetto e trovare le persone giuste da assegnare ai vari task.

Una volta fatto il budget, il progetto si è trasformato in una serie di quadratini che riempiranno le giornate di lavoro delle persone. La pianificazione in WETHOD è trovare le persone che collaborano al progetto e occupare le loro giornate (a quadratini del valore di mezza giornata per volta).

Il “carrello” di ore disponibili è sempre visibile in alto mentre assegni le attività alle persone, in modo che il controllo di quanto hai ancora a disposizione sia immediato. Se ti mancano giornate, qualcosa è andato storto nella tua stima, dovrai tornare al budget e aggiungerne.

Quel che è stato è stato: la pianificazione guarda sempre al futuro per cui che senso ha modificare quello che hai già pianificato? Se vuoi correggere il tiro, puoi farlo solo a partire da domani. Oggi è andato!

Timesheet

Il venerdì è ancora più bello dopo aver fatto il timesheet. In questa area ciascuno indica quante ore sono state spese su ciascun progetto. Così è possibile misurare quanto budget è stato speso e confrontarlo a quello ancora disponibile.

Ogni settimana, indica le ore che hai impiegato sui progetti. Occhio che la settimana ha 40 ore! Segna i progetti sui quali stai lavorando con il cuore, così ti verranno presentati per primi e sarà più semplice la compilazione.

Cerca di essere preciso e ricorda che, se le cifre di ore per progetto che inserisci nel tuo timesheet sono coerenti alle giornate che il pm di progetto calcola nel project status , darai un contributo alla chiarezza dell’andamento delle settimane successive.

PROJECT STATUS

“Quanti giorni mancano per chiudere il progetto?”. Un buon project manager ha una risposta molto precisa per questa domanda. Il project status, ogni settimana te lo chiede. Così hai una visione aggiornata di cosa accade ai tuoi progetti e a quelli del resto del team.

Ogni venerdì il PM verifica con le persone del suo team e gli chiede:

Abbiamo portato a termine quanto previsto? Sono servite più o meno ore del previsto?

Dalla pagina del Project Status ogni PM verifica quanti giorni mancavano la settimana scorsa.

Questo indicatore è fondamentale per capire com’è andata la settimana corrente.

Ora, confrontando le ore previste dal piano, le attività effettivamente svolte e le informazioni in suo possesso può stimare le giornate effettive che mancano per terminare il progetto.