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TANTI PROGETTI, TUTTI INSIEME

Quando il gruppo di lavoro cresce e con esso il numero di progetti attivi contemporaneamente, incastrare tutto e garantire il rispetto dei tempi, l’ottimizzazione delle risorse e il controllo rischia di diventare facilmente un incubo.

La pianificazione è un’attività complessa che richiede di rispettare tante variabili come le priorità tra diversi progetti,  la disponibilità di persone con le giuste competenze, i budget da far quadrare, il desiderio di coinvolgere le persone su progetti diversi e formativi per farle crescere e ovviamente il rispetto delle deadline.

LA RISPOSTA CLASSICA NON BASTA

La risposta organizzativa classica a questo problema è di mettere persone con sufficiente seniority, autorevolezza e visione d’insieme a gestire la pianificazione. Il risultato è il più delle volte un processo di pianificazione lento e costoso dove chi ha maggiore esperienza dedica molto tempo al micromanagement e dove il resto del team è deresponsabilizzato.

Un discorso simile vale per il controllo: è così importante che vengono generati spesso grandi quantità di dati, spesso da persone che non ne comprendono esattamente il senso. Tutti questi dati richiedono estrazioni, sintesi e analisi per comprendere lo stato di salute dei progetti, attività che richiedono competenza e tempo e che per questo motivo non sono sistematiche. Il risultato è che sono disponibili molti dati ma poche informazioni e soprattutto non tempestive.

IL METODO CON IL SENSO DEL NOI

Se tutto questo vi suona familiare allora apprezzerete il metodo e l’approccio che sottende a WETHOD.  In WETHOD la pianificazione è gestita in modo collaborativo da tutti: chiunque è responsabile di un progetto, dopo aver fatto un budget, può pianificare liberamente chi vuole. Il sistema garantisce la coerenza tra risorse allocate e pianificate senza bisogno di supervisione. L’esperienza e la visione d’insieme vengono messe in campo solo per gestire criticità, eccezioni e priorità. E per il controllo, tutto il sistema è pensato per raccogliere costantemente i dati da tutti e restituire informazioni tempestive e sempre aggiornate direttamente a chi gestisce i progetti senza bisogno di analisi ulteriori.

Il risultato è un sistema integrato che gestisce tutte le informazioni essenziali a un’organizzazione orientata ai progetti. Un sistema dove tutti collaborano e mantengono le informazioni sempre aggiornate perché la loro esattezza diventa essenziale per poter operare. Un sistema che premia i comportamenti virtuosi e collaborativi e penalizza gli altri.